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Messe leicht gemacht: 5 Punkte, die man bei der Planung beachten muss!

Messe leicht gemacht: 5 Punkte, die man bei der Planung beachten muss!

Give Aways gehen immer!

2019 wird das Jahr der Messen für Setlog, es wird spannend und es wird wieder eine Menge neue Eindrücke geben und bestimmt auch der ein oder andere super spannende Kontakt entstehen. Aber was geht dem Ganzen voraus? Was passiert vor dem Event, vor der „Super-Messe“ mit dem großartigen Messestand und den aussagekräftigen und bindenden Grafiken, Rollups, Flyern und Gimmicks?

Ich kann es aus erster Hand berichten, denn ich bin hier im Haus für die Organisation der Events und Messen zuständig.

In erster Linie braucht man in diesem Bereich ganz viel Geduld!

Warum?

Wir sind agil, somit sind natürlich auch die Meinungen aller Beteiligten gefragt. Da nicht jeder immer Zeit hat, fängt man mit der Messestandplanung am besten schon ein Jahr vorher an. Aber wo fängt man da an? Ich mache das, was für mich am einfachsten ist. Ich buche Zimmer für die Kollegen, die uns auf der Messe repräsentieren werden, möglichst früh, da die bezahlbaren Zimmer recht schnell ausgebucht sind. Ich denke im Zeitalter der Vergleichsportale wie trivago, swoodoo und booking.com möchte kein Unternehmen mehr unnötig überteuerte Zimmer buchen. Also zumindest wir möchten es nicht und buchen dementsprechend.

Etwas schlichter kommen unsere Stände bei der Fachmesse daher.

Dann ist es natürlich wichtig die Messeteilnahme zu buchen und evtl. schon mal bei dem Orgateam vorzufühlen, ob eine für uns günstigere und ansprechendere Platzierung auf dem Messeplatz möglich ist. Das Team der Messe Frankfurt hat da immer ein offenes Ohr und macht fast alles möglich. An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön dafür.

Die Ideenfindung für die Optik des Stands und der Rollups ist ein zeitintensiver und hin und wieder auch beschwerlicher Prozess. Die Abstimmungen mit dem Grafiker sind langwierig, aber – und das finde ich sehr wichtig und spannend – so fließen auch von dieser Seite wieder Ideen und Informationen mit ein, die wir im Team nicht bedacht oder gesehen haben. Der gesamte Entstehungsprozess ist super spannend und man lernt immer, wirklich immer, dazu. Letztlich hat man ein Ergebnis, das alle glücklich macht und gut vertreten können.

Aber was benötigt man neben dem Messestand und den Repräsentanten eigentlich noch?

Welche Infomaterialen nimmt man in welchem Format und in welcher Optik mit bzw. gestaltet man, damit die potenziellen Besucher bei uns stehenbleiben und mit uns ins Gespräch kommen möchten?

Brauchen wir einen Film? Ja, ein Film ist immer super, was sagen wir mit diesem Film aus?
Wie lange braucht der Filmemacher, um einen Film zu schneiden, der

1. nicht zu lang

aber dafür

2. eine mega Aussage hat?

Dieses Thema allein kann Monate füllen, Gott sei Dank haben wir eine Marketing-Frau, die da schon sehr genaue Vorstellungen hat. Wobei – diese verkürzen die Thematik auch nicht immer. Anspruchsvoll würde ich unsere Nora schon bezeichnen wollen. Aber mit Weitblick, was ich persönlich sehr gut finde. Stillstand wird es mit Nora bei uns nicht geben, und das finde ich einfach super!

Etwas zum Durchklicken, da wir ja quasi nichts zum Anfassen haben, möchten wir auch noch.

Jetzt denkt man “Mensch, das ist ein Softwarehaus, die entwickeln das mal eben“, aber genau das ist bei uns leider nicht so einfach. Nicht, dass wir nicht fähige und ambitionierte Entwickler hätten, nein das ist nicht das Problem. Sondern, dass unsere Entwickler sich in unseren Projekten voll und ganz austoben und für solche „Spielereien“ leider keine Zeit haben. Also suchen wir auch dafür einen Dienstleister, mit dem wir Angebote einholen und ausführliche Gespräche führen. Die Messevorbereitungszeit ist eine sehr zeitintensive und kommunikative. Hatte ich das schon erwähnt?

Haptik ist immer wieder ein ganz wichtiges Thema: Welche Papierqualität und -optik nutzen wir für welchen Flyer oder Artikel? Und gerade, weil wir kein Produkt haben, welches sich anfassen lässt, suchen wir immer nach haptischen Mitteln, um dem Besucher doch etwas zu bieten, das er mitnehmen kann. Handyhüllen, Armbänder und USB Sticks am Band haben wir schon im Sortiment, aber da gibt es doch bestimmt noch etwas, das jeder gerne haben möchte. Mal schauen, was es auf den Messen dieses Jahr geben wird, hier sind wir noch in der Findungsphase.

Ja und letztlich möchten wir natürlich auch, dass sich unsere Besucher bei uns wohlfühlen; somit überdenken wir auch das Catering am Stand. Ein intensives Gespräch lässt sich immer einfacher bei einem Getränk oder einem Snack besprechen.

Ein ganz wichtiger Punkt wurde aber noch gar nicht genannt! Damit wir intensive Gespräche bei einem Kaffee und einem Snack führen können, benötigen wir natürlich noch eine sehr intensive Pressearbeit, die gezielt und informativ auf unsere Messen verweist. Diese Rubrik des Eventmangement ist nicht zu unterschätzen und ist sicherlich einer näheren Betrachtung wert. Aber nicht hier und heute, wichtig ist zu wissen: Pressarbeit ist entscheidend, neben all den anderen aufgeführten Punkten, für den Erfolg eines Messeauftritts.

Wer wissen möchte, wie wir uns auf den Fachmessen präsentieren und was aus den ganzen Diskussionen und Meetings geworden ist, die wir bis zu den Messen geführt haben, kann uns gerne im ersten Halbjahr auf den folgenden Messen besuchen:

Besuchen Sie uns, wir freuen uns auf Sie!

Neben den ganzen Fachmessen haben wir im ersten Halbjahr aber auch noch zwei Jobmessen, auf die ich mich ganz persönlich sehr freue. Zum einen sind diese Messen aufgrund des jungen Publikums immer sehr locker und zum anderen haben wir uns im letzten Jahr hier sehr gut aufgestellt und müssen dafür in diesem Jahr fast nichts vorbereiten. Somit gehen wir mit einer riesen Vorfreude und ohne Vorbereitungsstress auf diese Messen.

Also Talente, wenn ihr uns besuchen möchtet, kommt…

…im Mai zum Stellenwerk an die RUB (Bochum) oder im Juni zur Reality an der TU Dortmund. Wir sind die Bunten und meist auch Lauten. Wir freuen uns.

Eine Event-Reihe, die wir das ganze Jahr über durchführen ist unser Meetup Digital Innovation Ruhr, welches wir einmal im Monat veranstalten und in einem lockeren Networking-Rahmen leben. Mit fantastischen Sprechern und Gästen, verbringen wir einen Abend ganz im Zeichen des digitalen Wandels im Ruhrgebiet. Unsere Sprecher leben die Thematiken, die sie uns und unseren Gästen nahebringen, daher ist die Diskussion nach den Vorträgen immer sehr ehrlich und wir alle nehmen immer etwas mit nach Hause. Auch bei dieser Veranstaltung werden unsere Gäste bewirtet.

Bei Jobmessen kann es auch mal etwas bunter und ausgefallener sein – nicht nur der Stand, sondern auch die Mitarbeiter 😉

Aber was machen wir, damit wir auch hier am Puls der Zeit sind? Ganz einfach – wir haben Helfer! Ja und zwar unsere Kollegen, die sich auf Konferenzen und Conventions „rumtreiben“, werden auf den Weg geschickt, interessante Sprecher zu scouten und auf uns aufmerksam zu machen. Das Marketing-Team ist regelmäßig auf Meetups und anderen Veranstaltungen und finden auch dort Sprecher für unser Meetup. Nur in dieser Symbiose ist es möglich die Event-Reihe so vielfältig und lebhaft zu gestalten, wie sie es zurzeit ist. Und natürlich haben wir auch schon den ein oder anderen Kollegen hier, der einen Vortrag gehalten hat oder wir haben einen interessanten Sprecher im Publikum gefunden. Bei dieser Event Reihe ist es einfach wichtig die Augen und Ohren offen zu halten, der Rest kommt von ganz alleine.

Abschließend ist zu sagen, dass alle Messen und Events, die wir dieses Jahr haben, für uns immer einzigartig sind und wir immer viel Herzblut in die Vorbereitung und Durchführung einfließen lassen. Uns ist es wichtig, dass sich unsere Gäste bei uns wohlfühlen und sich gerne mit uns austauschen.

Was können wir aus unserer gesamten Vorbereitung lernen?

Wir haben 5 must do’s zusammengestellt, die man bei der Planung einer großen Messe nicht vergessen darf:

  1. 1 Jahr im Voraus anfangen

Klingt hart, ist aber so. Wenn die Messen vorbei sind kann man direkt schon mit der Planung für das nächste Jahr beginnen. Da man von vielen Instanzen abhängig ist, lohnt sich ein früher Beginn allemal.

  1. Sich trauen, Möglichkeiten zu erfragen

Man muss sich nicht damit zufrieden geben einen bestimmten Platz auf dem Messegelände zu haben. Zu fragen, ob es vielleicht günstigere oder ansprechendere Standorte gibt, bringt keinen um. Oft wird man mit Kulanz belohnt und somit auch mit einem besseren Platz für seinen Stand.

  1. Optik ist alles

Natürlich – Farben und ein ansprechendes Design locken Menschen an und man kann sich so von der Konkurrenz abheben. Dabei sollte man aber stets seine Corporate Identity und sein Corporate Design berücksichtigen.

  1. Zielgruppen

Bin ich auf einer Job- oder einer Fachmesse? Das ist natürlich wichtig, da sich die Zielgruppe verändert und somit auch der Messeauftritt. Das Werbematerial sowie die „Message“ verändert sich – schließlich möchte man einen potentiellen Mitarbeiter anders ansprechen, als einen potentiellen Kunden und auch mit angepassten Give Aways beeindrucken.

  1. Auch im digitalen Zeitalter zählt die Haptik

Auch oder gerade in Zeiten des digitalen Umbruchs ist es beruhigend den Menschen etwas „echtes“ mitzugeben. Ob Printprodukte oder spaßige Gimmicks – „was zum Anfassen“ sollte nicht unterschätzt werden.

  1. Grundbedürfnisse erfüllen

Der Klassiker auf Messen: Essen und Trinken für alle! Und es funktioniert immer noch und sollte am eigenen Stand nicht fehlen. Messebesucher erwarten eigentlich schon, dass diese Grundnahrungsmittel (natürlich Gummibärchen) und Co. an Messeständen zu finden sind.

In diesem Sinne wünschen wir ein eventreiches Jahr 2019!

Simone Göbelshagen ist unsere „Executive Assistant“ und u.a. für unsere Messeplanung zuständig. Für mehr Informationen über Simone, einfach auf das Bild klicken!